Doświadczenia wskazują, że nie należy organizować wycieczek powyżej 50 osób, uczestnicy zaś nie powinni różnić się wiekiem, zainteresowaniami i kondycją. Uczestników wycieczki dzieli się na zespoły nie przekraczające 10 osób. Należy sprawdzić, czy został dokładnie opracowany program w postaci zebranych wiadomości o możliwościach krajoznawczych terenu wycieczki, sformułowane tematy do pracy z uczniami, dobrze dobrane, zgrane zespoły, zebrane niezbędne środki (opracowane budżety) na pokrycie kosztów, zarezerwowane przejazdy, noclegi, wyżywienie, bilety wstępu, nawiązane kontakty z osobami, z którymi zamierzamy się spotkać, zapewniony właściwy ekwipunek indywidualny uczestników, podręczna apteczka, której skład został skonsultowany z lekarzem szkolnym; należy również upewnić się, czy znamy zastosowanie leków, umiemy udzielić pomocy przedlekarskiej, posiadamy polisy ubezpieczeniowe od następstw nieszczęśliwych wypadków, karty wycieczek, zapoznaliśmy się z przepisami prawnymi odnoszącymi się do wycieczek. Na wycieczki bierzemy: dokumenty uprawniające do ich zorganizowania, polisy ubezpieczeniowe, potwierdzenia zamówionych usług wraz z ewentualnymi dowodami dokonanych wpłat, bilety kolejowe. Koniecznie należy sprawdzić, czy wszyscy uczestnicy wycieczki posiadają ważne legitymacje szkolne, kolejowe, PTSM i PTTK.